Des traitements de données personnelles sont opérés dans le cadre de la mise à disposition et de l’utilisation du site internet axylis.fr et l’ensemble de ces traitements est réalisé par AXYLIS HOLDING SAS.

Par souci de clarté et de transparence vis-à-vis des personnes concernées par les traitements, nous avons décidé de référencer l’ensemble des principaux traitements que nous réalisons même si ces derniers n’impliquent pas toujours des données personnelles au sens strict de la réglementation.

Le site internet axylis.fr a été conçu dans le respect du principe de minimisation des données qui consiste à ne collecter que des données personnelles nécessaires (minimisation des données), nous vous informons lorsqu’une collecte n’est pas strictement nécessaire.

Information générale sur le traitement des données

Type d’informations que nous collectons

Nous collectons et traitons les types de données suivantes :

• Identifiants personnels (ex: nom, coordonnées)
• Données relatives à votre formation et expérience professionnelle (ex: CV)
• Données techniques (ex: adresse IP)

Source des données

Les informations et données personnelles que nous traitons nous sont principalement fournies directement par vous, Utilisateur du site internet axylis.fr, principalement aux fins suivantes suivantes:

• Vous nous avez adressé un message via le formulaire de contact du site
• Vous nous avez soumis votre candidature via le formulaire de nos offres d’emploi
• Vous nous avez sollicité en vue d’exercer vos droits

Bases légales

Les finalités des traitements que nous opérons sont fondées sur les bases légales suivantes prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD):

• Votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment
• Le respect d’une obligation contractuelle ou précontractuelle
• Une obligation légale

Finalités des traitements

Les informations que nous collectons sont traitées aux fins suivantes :

• La prise de contact et la communication avec les visiteurs du site
• La fourniture de nos services
• Préserver et renforcer la sécurité du site
• Le traitement des candidatures
• Répondre à vos demandes relatives à l’exercice de vos droits sur la base de nos obligations légales prévues par le RGPD.

Nous pouvons partager les informations que nous traitons avec nos partenaires afin d’assurer l’exécution de nos services. Dans le cadre du partage d’informations, nous nous préoccupons d’obtenir de la part de nos partenaires leurs engagements et la nature des garanties mises en œuvre visant à assurer et démontrer leur conformité avec la réglementation sur la protection des données.

Conservation et transfert des données

Nous avons choisi de conserver les données chez des prestataires dont les serveurs sont localisés dans la zone de l’Union européenne et qui assurent un niveau de sécurité des données parmi les plus élevés du marché.

Pour chaque traitement les données sont conservées le temps de la période nécessaire au regard de la finalité spécifique au traitement (selon la fiche prévue au registre des « activités de traitement”), à cette période initiale s’ajoute une période de conservation supplémentaire selon la prescription légale applicable au traitement en question pendant laquelle les données sont conservées en archive intermédiaires avec des accès restreints.

Au terme des durées de conservations établies, nous supprimons les données personnelles de nos bases de données.

Information détaillée sur les traitements de données

Une information détaillée concernant chaque traitement est disponible au chapitre Activités de traitement, pour chaque activité nous vous informons sur:

• L’identité et les coordonnées du responsable du traitement
• Le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données
• Les finalités du traitement ainsi que la base juridique du traitement
• Le cas échéant, les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers;
• Les destinataires ou les catégories de destinataires
• Le cas échéant, le fait que le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale
• La durée de conservation des données
• L’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données
• Le cas échéant, l’existence du droit de retirer son consentement à tout moment
• Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
• Des informations sur la question de savoir si l’exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d’un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, ainsi que sur les conséquences éventuelles de la non-fourniture de ces données
• L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage
• Informations au sujet de tout traitement ultérieur des données à caractère personnel pour une finalité
• le responsable du traitement et les objectifs du recueil de ces données (finalités)
• la base juridique du traitement de données
• le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données pour la gestion de votre demande et le rappel des catégories de données traitées
• la source des données (lorsque d’autres données que celles fournies via le service en ligne sont utilisées pour le traitement de votre demande)
• les catégories de personnes concernées
• les destinataires des données (uniquement AXYLIS HOLDING SAS en principe, sauf précision lorsqu’une transmission à un tiers est nécessaire)
• la durée de conservation des données
• les mesures de sécurité (description générale)
• l’existence éventuelle de transferts de données hors de l’Union européenne ou de prises de décision automatisées
• vos droits Informatique et Libertés et la façon de les exercer.

Exercer vos droits

Les personnes concernées ont le droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification (complétées, clarifiées, mises à jour) ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données (dans le cadre des conditions fixées par la réglementation).

Afin de faciliter l’exercice de vos droits, nous avons mis plusieurs moyens à votre disposition plusieurs moyens de correspondance, vous pouvez ainsi:

• Nous adresser un courrier à l’adresse postale suivante:  AXYLIS HOLDING SAS
• 417 rue Lieutenant de Montcabrier, 34500 Béziers, France
• Nous écrire un message à l’adresse courriel suivante: dpo@axylis.fr
• Nous contacter via le formulaire disponible sur le site

Lors de votre demande nous vous indiquerons s’il est nécessaire de joindre des documents permettant de confirmer votre identité (votre pièce d’identité par exemple).

Droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, l’autorité de contrôle en France est la CNIL.

• Adresse postale: CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, France
• Téléphone: 01 53 73 22 22
• Déposer une plainte en ligne

Activités de traitement

Contact

Responsable du traitement

L’entreprise AXYLIS HOLDING SAS

Finalités du traitement

Ce traitement vous permet de nous contacter et de nous poser vos questions, il nous permet de vous identifier afin de vous répondre en retour, de vous diriger vers l’agence la plus appropriée de notre groupe, de vous communiquer des informations sur nos activités.

Données traitées

Identification des utilisateurs pour formulaire de contact du site (Agence *, Nom *, Prénom *, Numéro de téléphone (indicatif pays)*, Entreprise *, Adresse e-mail *, Message *)

Base légale

6.1.a – la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;

Consentement recueilli sur le formulaire envoyé par l’utilisateur

Destinataires

Le service en charge de la clientèle du groupe et de l’agence désignée localement.

En cas de nécessité les destinataires suivants peuvent également, selon leurs habilitations, avoir accès partiellement ou en totalité aux données à caractère personnel du traitement personnel du responsable de traitement, personnel des sous-traitants et fournisseurs, organismes légalement habilités (ex CNIL).

Transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers

L’hébergement du site ainsi que l’optimisation et la sécurité des base de données sont assurés par notre sous-traitant Coaxis ASP, les données sont hébergées dans des datacenters situés dans la zone Europe. Toutefois, certaines données personnelles sont susceptibles d’être transférées hors Europe sur l’infrastructure technique de Coaxis ASP, pour ces transferts Coaxis ASP se fonde sur une garantie appropriée requise à savoir des clauses standard de protection adoptées par l’autorité nationale de contrôle et approuvées par la Commission au sens de l’article 46.2.d du RGPD. Nous vous invitons à consulter la politique de protection des données de Coaxis ASP pour de plus amples détails sur les mesures de sécurité mises en œuvre et la documentation relative à la conformité.

Durée de conservation

Base active: Temps nécessaire au traitement de la demande évoquée dans le formulaire.

Archive intermédiaire: Le délai de prescription prévu par la loi afin de garantir l’exercice des droits des personnes concernées ou des droits du responsable du traitement.

Vos droits

Voir le paragraphe « Exercer vos droits »

Réclamation

Voir le paragraphe « Droit d’introduire une réclamation »

Droit de retirer son consentement à tout moment

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir

Exigence de fourniture de données

Les champs obligatoires doivent être renseignés afin de pouvoir traiter votre demande et réussir à vous contacter en retour.

Prise de décision automatisée et profilage

Il n’y a pas de prise de décision automatisée et profilage

Traitement ultérieur des données pour autre finalité

Pas de traitement ultérieur envisagé

Source des données

Utilisateur

Candidature

Responsable du traitement

L’entreprise AXYLIS HOLDING SAS

Finalités du traitement

Permettre à une personne et à sa seule initiative, de soumettre sa candidature de façon spontanée ou en réponse à une offre d’emploi particulière. Permettre à nos services de réceptionner, enregistrer, classer les CV et les lettres de motivation, gérer les procédures de recrutement, analyser les candidatures et évaluer les candidats, répondre aux candidats à un emploi, alimenter le dossier administratif des candidats retenus, conserver un vivier des candidatures arrivées en fin de processus de recrutement.

Données traitées

Données de candidature de type CV (Titre M. Mme.*, Prénom *, Nom de famille *, Adresse de messagerie *, Profil / Zone géographique *, Mettre en ligne un CV (PDF, JPG, DOC), Message)

Base légale

6.1.b – le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;

Cette base légale ne prévoit pas l’exercice du droit d’opposition.

Destinataires

Le directeur, le personnel des départements des ressources humaines, juridique et les managers des départements que le candidat est susceptible d’intégrer.

Transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers

L’hébergement du site ainsi que l’optimisation et la sécurité des base de données sont assurés par notre sous-traitant Coaxis ASP, les données sont hébergées dans des datacenters situés dans la zone Europe. Toutefois, certaines données personnelles sont susceptibles d’être transférées hors Europe sur l’infrastructure technique de Coaxis ASP, pour ces transferts Coaxis ASP se fonde sur une garantie appropriée requise à savoir des clauses standard de protection adoptées par l’autorité nationale de contrôle et approuvées par la Commission au sens de l’article 46.2.d du RGPD. Nous vous invitons à consulter la politique de protection des données de Coaxis ASP pour de plus amples détails sur les mesures de sécurité mises en œuvre et la documentation relative à la conformité.

Durée de conservation

Base active: Pendant toute la durée du processus de recrutement jusqu’à la décision d’embauche relative à l’emploi pour lequel le candidat a postulé.

Lorsque le processus de recrutement est achevé:
– Les données concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq ans après la fin de la relation de travail).
– Les données concernant les candidats non-retenus seront supprimées sans délai.

Archive intermédiaire: Le délai de prescription prévu par la loi afin de garantir l’exercice des droits des personnes concernées ou des droits du responsable du traitement.

Vos droits

Voir le paragraphe « Exercer vos droits »

Réclamation

Voir le paragraphe « Droit d’introduire une réclamation »

Droit de retirer son consentement à tout moment

Non applicable pour cette base légale

Exigence de fourniture de données

La non-fourniture des données requises rendra impossible la participation du candidat au processus de recrutement.

Prise de décision automatisée et profilage

Il n’y a pas de prise de décision automatisée et profilage

Traitement ultérieur des données pour autre finalité

Dans le cas où le candidat est retenu, les données traitées serviront pour les finalités des traitements relatifs aux employés listes dans le registre de traitement.

Source des données

Utilisateur

Sécurité et fraude

Responsable du traitement

L’entreprise AXYLIS HOLDING SAS

Finalités du traitement

Détection de failles de sécurité, d’usurpations d’identité, d’attaques informatiques et recours contentieux contre la fraude.

Données traitées

Identification des utilisateurs pour formulaire de contact du site (Agence *, Nom *, Prénom *, Numéro de téléphone (indicatif pays)*, Entreprise *, Adresse e-mail *, Message *)

Données de traçage site internet (Adresse IP, Fournisseur d’accès internet, Système d’exploitation)

Base légale

6.1.c – le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;

Le règlement UE 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit règlement général sur la protection des données – RGPD.

Obligation légale de sécurité et de protection des données personnelles (article 32 du RGPD)

Destinataires

Les services juridiques et chargés du contentieux du responsable du traitement, le cas échéant les avocats mandatés pour assurer la défense des droits du responsable du traitement, le sous-traitant qui opère la gestion technique du site.

En cas de nécessité les destinataires suivant peuvent également, selon leurs habilitations, avoir accès partiellement ou en totalité aux données à caractère personnel du traitement personnel du responsable de traitement, personnel des sous-traitants et fournisseurs, auxiliaires de justice (ex procédures de recouvrement), organismes légalement habilité (ex CNIL).

Transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers

L’hébergement du site ainsi que l’optimisation et la sécurité des base de données sont assurés par notre sous-traitant Coaxis ASP, les données sont hébergées dans des datacenters situés dans la zone Europe. Toutefois, certaines données personnelles sont susceptibles d’être transférées hors Europe sur l’infrastructure technique de Coaxis ASP, pour ces transferts Coaxis ASP se fonde sur une garantie appropriée requise à savoir des clauses standard de protection adoptées par l’autorité nationale de contrôle et approuvées par la Commission au sens de l’article 46.2.d du RGPD. Nous vous invitons à consulter la politique de protection des données de Coaxis ASP pour de plus amples détails sur les mesures de sécurité mises en œuvre et la documentation relative à la conformité.

Durée de conservation

Base active: Temps nécessaire au traitement de la demande évoquée dans le formulaire.

Archive intermédiaire: Le délai de prescription prévu par la loi afin de garantir l’exercice des droits des personnes concernées ou des droits du responsable du traitement.

Vos droits

Voir le paragraphe « Exercer vos droits »

Réclamation

Voir le paragraphe « Droit d’introduire une réclamation »

Droit de retirer son consentement à tout moment

Non applicable pour cette base légale

Exigence de fourniture de données

Exigence fondée sur une obligation légale.

Prise de décision automatisée et profilage

Il n’y a pas de prise de décision automatisée et profilage

Traitement ultérieur des données pour autre finalité

Pas de traitement ultérieur envisagé

Source des données

Utilisateur

Exercice des droits de la personne concernée au regard du RGPD

Responsable du traitement

L’entreprise AXYLIS HOLDING SAS

Finalités du traitement

Traitement des demandes d’exercice des droits des personnes concernées prévus par le RGPD dans le cadre de la protection de leurs données personnelles.

Données traitées

Identification des utilisateurs et demande via le formulaire d’exercice des droits de la personne concernée (Pays *, Nom *, Prénom *, Adresse e-mail *, Message *, éventuellement copie de la carte d’identité)

Base légale

6.1.c – le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;

Le règlement UE 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit règlement général sur la protection des données – RGPD.

Obligation légale de sécurité et de protection des données personnelles (article 32 du RGPD)

Destinataires

Les services juridiques et chargés du contentieux du responsable du traitement, le cas échéant les avocats mandatés pour assurer la défense des droits du responsable du traitement, le sous-traitant qui opère la gestion technique du site.

En cas de nécessité les destinataires suivant peuvent également, selon leurs habilitations, avoir accès partiellement ou en totalité aux données à caractère personnel du traitement personnel du responsable de traitement, personnel des sous-traitants et fournisseurs, auxiliaires de justice (ex procédures de recouvrement), organismes légalement habilité (ex CNIL).

Transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers

L’hébergement du site ainsi que l’optimisation et la sécurité des base de données sont assurés par notre sous-traitant Coaxis ASP, les données sont hébergées dans des datacenters situés dans la zone Europe. Toutefois, certaines données personnelles sont susceptibles d’être transférées hors Europe sur l’infrastructure technique de Coaxis ASP, pour ces transferts Coaxis ASP se fonde sur une garantie appropriée requise à savoir des clauses standard de protection adoptées par l’autorité nationale de contrôle et approuvées par la Commission au sens de l’article 46.2.d du RGPD. Nous vous invitons à consulter la politique de protection des données de Coaxis ASP pour de plus amples détails sur les mesures de sécurité mises en œuvre et la documentation relative à la conformité.

Durée de conservation

Base active: Temps nécessaire au traitement de la demande évoquée dans le formulaire.

Archive intermédiaire: Le délai de prescription prévu par la loi afin de garantir l’exercice des droits des personnes concernées ou des droits du responsable du traitement.

Vos droits

Voir le paragraphe « Exercer vos droits »

Réclamation

Voir le paragraphe « Droit d’introduire une réclamation »

Droit de retirer son consentement à tout moment

Non applicable pour cette base légale

Exigence de fourniture de données

Selon la nature de la demande, la communication d’un document attestant de l’identité de la personne concernée (par exemple une carte d’identité) peut être exigée préalablement au traitement du droit exercé.

Prise de décision automatisée et profilage

Il n’y a pas de prise de décision automatisée et profilage

Traitement ultérieur des données pour autre finalité

Pas de traitement ultérieur envisagé

Source des données

Utilisateur